Voor advocatenkantoren zijn de ontwikkelingen binnen “Zwermintelligentie” razend interessant. Elk advocatenkantoor heeft namelijk een schat aan informatie opgeslagen in haar database. Helaas leert de praktijk dat er nog altijd weinig tot niks met deze schatkist aan informatie wordt gedaan. Vaak wordt er door advocaten gedacht dat het voor iedereen veiliger en beter is om deze ontzettend vertrouwelijke informatie veilig met rust te laten, door ervoor te zorgen dat niemand toegang heeft tot deze informatie. Hierbij wordt echter te vaak over het hoofd gezien dat deze berg aan informatie eigenlijk een stapel met slapend goud is. Al deze opgeslagen informatie kan namelijk heel goed gebruikt worden bij het opstellen van bijvoorbeeld nieuwe contracten.
Zwermintelligentie is gebaseerd op collectief gedrag van gedecentraliseerde, zelforganiserende systemen. Kort samengevat komt zwermintelligentie op het volgende basisprincipe neer, één mier is niet slim, maar een mierenkolonie wel. Door een efficiënte samenwerking kan de kolonie namelijk snel complexe problemen oplossen die voor een enkele mier onoplosbaar zouden zijn geweest. De kolonie kan namelijk snel en efficiënt reageren dankzij de toepassing van zwermintelligentie.
“Wanneer een kantoor zich verder wilt ontwikkelen, is het een goed streven om als een team te functioneren en elkaar op sleeptouw te nemen, vooral wanneer enkele teamleden minder ervaren zijn.”
Allereerst, weten twee advocaten meer dan één advocaat. Daarnaast is het ook belangrijk om diversiteit te benutten. Bundel de expertises en talenten van de verschillende advocaten binnen uw kantoor en zorg ervoor dat er harmonisch wordt samengewerkt. Help elkaar en sta open voor hulp. Het streven naar een gezamenlijke ambitie is sterker en gaat sneller wanneer men samenwerkt. Hierbij is het belangrijk dat de informatie voor alle kantoorgenoten toegankelijk wordt gemaakt. Door de informatie toegankelijk te maken, geef je de advocaten toegang tot een manier van samenwerken dat kan uitgroeien tot zwermintelligentie.
Veel kantoren werken tegenwoordig met een documentmanagementsysteem (DMS). Enkele voorbeelden hiervan zijn: NetDocuments, Epona DMS4legal en iManage. Daarnaast bestaan er nog all-in-one pakketten zoals Kleos en BaseNet. Door het gebruik van een DMS kan er gemakkelijk toegang tot dossiers worden beheerd. Dit biedt advocaten de mogelijkheid om meer van elkaar te leren. Advocaten zijn nu namelijk instaat om de documenten van collega’s in te zien. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat deze systemen volledig gesloten zijn voor onbevoegden en buitenstaanders. De praktijk leert echter dat iedere advocaat een eigen manier van werken heeft. Dit maakt het lastig om in een compleet onbekend dossier te duiken. Wanneer een advocaat informatie wil gebruiken van een voorgaande zaak, wordt om deze reden vaak (te) snel een collega advocaat opgebeld met de vraag of ze een document kunnen optrommelen voor hen dat betrekking heeft tot een bepaalde zaak of clausule.
Zwermintelligentie kan juist bij het opstellen van contracten (contract drafting) een perfecte uitkomst bieden. Tegenwoordig zijn er talloze ‘contract builders’, maar deze worden vaak enkel gebruikt voor templates. Deze templates verouderen over het algemeen snel waardoor men alsnog terug gaat zoeken in oude dossiers. Om te zorgen dat men niet meer terug hoeft te zoeken in oude dossiers voor het opstellen van contracten, heeft Henchman hiervoor een oplossing gebouwd via een plug-in in Word.
De afgelopen twee jaar hebben we vele legal tech oplossingen bestudeerd en de oplossing van Henchman, een software uit België, is zonder twijfel een uitblinker.
