Op advies van Gerard Tanja, partner Venturis Consulting Group, ben ik de afgelopen maanden druk bezig geweest met het lezen, markeren en samenvatten van het boek ‘Smart Collaboration’ geschreven door Heidi K. Gardner. Het boek gaat in de essentie over hoe professionals en haar kantoren succes behalen met slim samenwerken. Waarom zijn sommige teams zoveel beter – of slechter – dan anderen in het gebruiken van kennis bij het oplossen van complexe problemen?
Het is toch meer dan eens voorgekomen dat ik op visite was bij een advocatenkantoor en tijdens het gesprek opeens het boek van Heidi K. Gardner patsboem uit mijn tas toverde. Het boek bevat herkenbare scenario’s waar veel kantoren van kunnen leren. Het is een absolute aanrader voor degenen die tot het bestuur van een advocatenkantoor behoren.
In een aantal blogs zal ik mijn ‘key notes’ met jullie delen. De voorbeelden die naar voren komen zijn voorbeelden die Heidi zelf gebruikt heeft in haar boek. Ze heeft tijdens haar PhD duizenden kenniswerkers geïnterviewd; van de McKinsey teams in Chicago tot aan de Global Chairman van DLA Piper in Copenhagen.
- Deze blog dient als een introductie van smart collaboration in haar algemeenheid met haar potentiële successen.
- In de volgende blog leg ik de nadruk op wat ook wel de “money side” genoemd kan worden. De analyses laten duidelijk zien dat omzet, winst en klantloyaliteit allemaal toenemen naarmate effectieve samenwerking, vooral met partners, toeneemt. Het tweede onderdeel van diezelfde blog richt zich op wat ik de “people side”van een kantoor noem: het aantrekken, betrekken en behouden van advocaten.
- In blog nummer drie beschrijf ik vier typen advocaten; de “solo specialist”, “seasoned collaborator”, “contributor” en “ringmaster”. Wellicht herken jij jezelf of je collega in een van deze typen.
- De laatste blog focust zich op de cliënt. Wat zien cliënten wanneer haar advocaten in teams arriveren – behulpzame samenwerking of kostbare rompslomp? Welke lessen en conclusies zijn van toepassing voor uw advocatenkantoor?
Smart collaboration
Wat betekent smart collaboration nu eigenlijk precies? Een team aan kennisprofessionals die expertise, hulp, advies, stimulans en tegengewicht met elkaar combineren om complexe problemen aan te pakken die geen van allen individueel zou kunnen oplossen.De meest waardevolle ‘asset’ in elke kennisgebaseerde organisatie is de expertise van haar professionals. De belangrijkste uitdaging voor zo’n organisatie is om die collectieve expertise in te zetten voor complexe zaken die steeds verfijnder worden waardoor geen enkele expert – hoe slim of hardwerkend ze ook is – in staat is om ze alleen op te lossen.
“Smart collaboration is niet hetzelfde als cross-selling”
Even voor de duidelijkheid voordat we verder in de inhoud duiken; Smart collaboration is niet hetzelfde als cross-selling. Deze twee termen worden weleens door elkaar gehaald. Cross-selling gebeurt bijvoorbeeld wanneer de leading partner een collega voorstelt aan haar cliënt, zodat degene aanvullende discrete diensten kan verlenen. Hoewel de leading partner misschien alleen maar algemeen toezicht of kwaliteitscontrole biedt, is hij of zij er niet diep bij betrokken. Het is slechts een verwijzing. Smart collaboration gaat veel meer over het gezamenlijk optrekken, binnenhalen, behandelen en uitvoeren van een zaak.
Waarom kan men maar beter gaan samenwerken?
Samenwerking is een middel om complexe, interessante problemen op te lossen en bedrijven een strategisch, duurzaam en winstgevend platform te bieden. Samenwerking op de juiste manier maakt uw bedrijf succesvoller in zowel de war of clients als de war of talent.
Laatst zei een managing partner het volgende: “We kunnen niet langer extra productiviteit halen uit individuele partners – we kunnen niet van ze vragen om harder of langer te werken. In plaats daarvan moeten we manieren vinden om hen te helpen hoogwaardig werk efficiënter en effectiever te verrichten. Onze cliënten vertellen ons dat als onze advocaten echt samenwerken over interne silo’s heen – dat dat ons zou onderscheiden van concurrenten.”
Steeds vaker beschouwen cliënten hun problemen als VUCA – wat staat voor “vluchtig, onzeker, complex en dubbelzinnig”. Een IBM-studie onder 1700 CEO’s wees uit dat complexiteit hun grootste zorg was – voorafgaand aan change management dat eerder de lijst aanvoerde. Uit het onderzoek kwam naar voren dat de vraag “Wat levert het mij op?” een vraag is die veel collega’s stellen wanneer ze worden uitgenodigd voor een samenwerkingsproject. Door de toenemende complexiteit aan zaken, is een advocatenkantoor genoodzaakt om haar krachten te bundelen.
TIP: Integreer een systeem waarmee advocaten wekelijkse rapporten ontvangen over hun werk – waar ze op dit moment aan werken en hoeveel tijd ze hebben voor nieuw werk. Advocaten kunnen specifieke soorten werk aanvragen en coördinatoren kunnen dit werk vervolgens voor hen vinden.
De potentiële winsten bij een succesvolle samenwerking zijn noemenswaardig:
Client retention
Hoe meer advocaten een cliënt bedienen, hoe langer die klant bij het kantoor blijft, zelfs wanneer een belangrijke partner vertrekt. Cliënten vinden het vaak relatief gemakkelijk om individuele externe adviseurs te vervangen door vergelijkbare vervangers van een concurrent, terwijl het aanzienlijk moeilijker is om vervangers voor een heel team te vinden. Er ontstaat een versterkend effect: hoe groter het team van adviseurs dat een diepgaand begrip heeft ontwikkeld van een cliënt (hun operaties, personeel, technologie, processen, financiën, risico's, enzovoort), hoe hoger de barrières voor een klant om te overwegen over te stappen naar een nieuw advocatenkantoor.
"Ondanks wat advocaten denken, zijn de meeste individuele advocaten eigenlijk vrij vervangbaar. Ik bedoel, ik zou een degelijke belastingadvocaat kunnen vinden in de meeste advocatenkantoren. Maar wanneer die advocaat samenwerkt met collega's van intellectueel eigendom, regelgeving en uiteindelijk geschillenbeslechting, kon ik geen volledig vervangend team vinden bij een ander kantoor."
Samenwerking leidt tot innovatie
Samenwerking leidt tot meer innovatieve oplossingen. Dit zijn oplossingen die zowel nieuw als nuttig zijn en dus op de lange termijn meer voordelen zullen opleveren voor cliënten. Innovatie onderscheidt een dienstverlener van de rest. Niet elk probleem vereist een nieuwe oplossing. In plaats daarvan gaat het bij veel problemen meer om het aanpassen van een bestaande oplossing aan de specifieke situatie van een klant.
"Toen er een nieuw probleem opdook, waren wij het team waar ze naartoe kwamen. Het multidisciplinaire project rechtvaardigde hogere tarieven en de adviseur bouwde een reputatie op als de persoon waar je naartoe gaat om complexe uitdagingen op te lossen."
Verhoging van transparantie en beter risicobeheer
Samenwerking geeft partners een grotere mogelijkheid om het werk van hun collega's in te zien, wat het risico op ongepast gedrag verlaagt. Wanneer er meer partners bij een cliënt betrokken zijn, geeft het je meer informatie over de wensen, prioriteiten en voorkeuren van deze cliënt.
Enkele typen advocaten die negatieve invloed kunnen hebben op de samenwerking:
Dabbler: iemand die een duidelijk omschreven expertisegebied heeft, maar wanneer een cliënt een probleem buiten dat gebied aankaart, weigert om een collega met relevante expertise te zoeken en in plaats daarvan probeert om het probleem zelfstandig op te lossen.
Lone wolf: iemand die een cliënt-account uitsluitend onder zijn eigen controle houdt.
Body snatchers: partners die proberen uitgebreide hoeveelheden werk van junioren in een andere afdeling te superviseren, in plaats van een partner uit het vakgebied van de ondergeschikten van het kantoor erbij te betrekken.
The people case
De kennisgerichte kantoren van vandaag voeren steeds meer een strijd, niet alleen om cliënten en winst, maar ook om talent. Senior partners erkennen dat deze strijd meerdere oorzaken heeft. Bij veel kantoren heeft de toenemende mobiliteit van partners de opkomst van free-agent mentaliteit bevorderd. Aangemoedigd door groeiende legioenen headhunters, hebben kenniswerkers goed besef van hun waarde op de markt en hebben ze veel minder culturele taboes om van werkgever te switchen.
Zie samenwerking als een winnende strategie om ervaren talent te integreren en productiever te maken, om het beste talent aan te trekken en te behouden (vooral millennials), om uw talent gemotiveerd en betrokken te houden terwijl ze bij u zijn, en zelfs om hen te behouden als "vrienden van het bedrijf" wanneer ze vertrekken.
Zelfs als je met succes millennials werft, brengt het behouden van hen een andere uitdaging met zich mee. De meeste millennials willen zelfstandig beslissingen kunnen nemen en hun eigen pad kiezen. Millennials geloven in ondernemerschap, een goede balans tussen werk en privé, flexibele uren en constante promoties. Samengevat zijn de implicaties van deze bevindingen duidelijk. Als uw partners blijven opereren op een geïsoleerde, niet-samenwerkende manier, zullen ze waarschijnlijk snel enkele van hun meest waardevolle jonge medewerkers verliezen.
De volgende blog zal gaan over de “money side” en de “people side” van Smart Collaboration. Hierover snel meer.
“Gardner presents a powerful empirical case for smart collaboration in a VUCA (volatile, uncertain, complex, and ambiguous) world. This book is a must-read for law firm leaders and partners committed to improving client relationships globally.”
WIM DE JONGHE, Senior Partner, Allen & Overy.
