Microsoft Copilot advocatuur

Microsoft 365 Copilot – De 4 cruciale stappen voordat je begint

Microsoft Copilot is sinds februari 2024 beschikbaar voor iedere organisatie. De Nederlandse taal moet nog gefinaliseerd worden en naar verwachting zal dat eind april zo ver zijn. Ben je van plan om dan Copilot aan te zetten of misschien nu al in de Engelse taal? Wees dan bewust van de volgende belangrijke stappen die je dient te nemen voordat je Copilot aanzet. 

1. Allereerst is het van belang dat de instellingen van de Microsoft tenant en de Microsoft 365 applicaties correct zijn geconfigureerd. Denk hierbij aan zaken zoals de locatie van gebruikte datacenters, de 2-Factor Authenticatie, Entra ID, gebruik van de nieuwe Outlook, Update channel van applicaties en meer. Via de link hieronder kan je meer technische informatie  hierover vinden: 

get-ready-microsoft-365-copilot

2. Koop de juiste licenties (niet Copilot Studio trial). De licentie waar je naar op zoek bent zal in 99% van de gevallen Copilot for Microsoft 365 zijn. Hierbij krijg je Copilot Web en Copilot in al je Microsoft 365 applicaties. De licentie is alleen als jaarlijks abonnement beschikbaar omdat Microsoft veel computerkracht nodig heeft om Copilot met jouw gegevens te koppelen (er is momenteel zelfs een klein tekort aan capaciteit in West Europa). Een licentie kost zo’n €349,- per persoon per jaar. 

3. Begin met één of twee gebruikers en vraag Copilot naar wachtwoorden, paspoorten, salarissen en andere gevoelige informatie die je niet zou moeten vinden. Voer dit proces uit met admin en niet-admin gebruikers. Onthoud: Copilot zorgt ervoor dat alles in de Microsoft tenant doorzoekbaar wordt, denk hierbij aan documenten, chats, meetings, e-mails en meer. Copilot respecteert bestaande toegangsrechten zoals die in Microsoft staan, maar deze zijn lang niet altijd goed ingesteld. 

4. Stel een (Co)pilotgroep samen die als eerste Copilot gaat testen en toepassen. Overweeg het inschakelen van een externe adviseur (zoals IT Factor 😜) om het pilotprogramma te leiden, bijvoorbeeld in de vorm van onze Copilot Expert Training Program.

Extra
Stel een policy op met ethische standaarden voor het gebruik van (Generative) AI. Een paar voorbeelden zijn respect voor vertrouwelijkheid, transparantie, explainability, compliance met wetten (AI-act bijvoorbeeld), verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.

Side note
Wij krijgen vaker de opmerking “Wij hebben al Copilot, als ik naar copilot.microsoft.com ga”. Echter, als je geen licentie hebt, is dit niet beveiligd! Rechtsboven dien je ‘Beveiligd’ terug te zien zoals op de screenshot hieronder.