Thuiswerken, het is tegenwoordig niet meer weg te denken. Sinds maart 2020 is geen kantoor meer hetzelfde. Samen maar toch alleen moeten jij en je kantoorgenoten thuis werken in de huiskamer of aan de keukentafel tussen spelende kinderen. Kantoorpanden klinken leeg en hol, het koffiezetapparaat is al een lange tijd niet meer bijgevuld en je bureau mag ook wel weer eens afgestoft worden. Collega’s vergeten elkaars verjaardagen en samenwerken aan projecten of documenten gaat gewoon een stuk moeizamer.
Digitalisering als prioriteit
Door de verdrietige impact van covid-19, heeft de EU haar prioriteiten drastisch moeten omgooien. Eén van de topprioriteiten die de Europese Commissie bovenaan het lijstje heeft gezet is de ontwikkeling op het gebied van digitalisering. Microsoft Teams en Zoom hebben in een rap tempo de markt veroverd. Ze zijn bij sommige kantoren zelfs niet meer weg te denken. Nu komt de gouden tip van deze blog waar veel kantoren nog niet bewust van zijn maar wel zeker kunnen gebruiken nu iedereen thuis zit.
Office
Het kantoor moet ineens thuiswerken waardoor plotsklaps Teams wordt aangeschaft. In negen van de tien gevallen koopt het kantoor het totale pakket van een van de Microsoft Office 365 business oplossingen. In dit pakket zitten alle Office-applicaties en beveiligde Cloud services inbegrepen. Door de aanschaf van dit pakket, zie je ook dat voornamelijk klein- en middelkantoren een switch van Google naar Office maken. Ze maken de switch omdat ze moeilijkheden ondervinden of tijd verliezen bij het werken in twee verschillende clouddiensten. Natuurlijk is dit een conversie dat zorgvuldig uitgevoerd moet worden om grote problemen te voorkomen.
Microsoft Office 365 bevat al je vertrouwde programma’s zoals Word, Outlook en PowerPoint. Door de flexibiliteitvan de Cloud kun je altijd bij je bestanden op al je apparaten. Het pakket maakt het mogelijk om online samen te werken. Bij de meeste kantoren mist er echter nog wel iets. Hoe fijn zou het zijn als je een goed georganiseerde en gebruiksvriendelijke omgeving hebt dat kan dienen als het digitale kantoor van je onderneming?
SharePoint
Met SharePoint kun je je kantoor digitaliseren. Het kan dienen als cultuurlandschap waar al je kantoorgenoten dagelijks mee starten. De startpagina van je SharePoint-omgeving is de plek waar nieuws, gedeelde agenda’s, documenten, fotogalerijen, en vele andere secties in een flitsende look-and-feel worden weergegeven. Het is ontzettend belangrijk om je SharePoint goed te organiseren met verschillende bevoegdheden, koppelingen, workflows en afdelingen. Een voorbeeld hiervan is het goed instellen van je OneDrive en SharePoint.
Met zowel OneDrive als SharePoint in Microsoft 365 worden je bestanden in de Cloud opgeslagen. Als je alleen aan een bestand werkt, is het aangeraden dit op te slaan in je OneDrive. Je OneDrive-bestanden zijn privé, tenzij je ze met anderen deelt. Als je met een team werkt, in bijvoorbeeld Microsoft Teams of SharePoint, kun je je bestanden beter opslaan op een plaats waarin je team werkt. In dit geval is dat je digitale kantoor in SharePoint dat helpt bij het beheren en beveiligen van je bestanden.
Je digitale kantoor inrichten in SharePoint kent ontzettend veel mogelijkheden. De applicaties Power BI, Forms, Yammer en Teams kunnen aan de SharePoint worden gekoppeld. Naast applicaties van Microsoft, zijn er ook vele andere applicaties die feilloos integreren met SharePoint. Het is geen gek idee om eens na te denken of Microsoft wel optimaal gebruikt wordt. Schaart jullie onderneming tijd, kennis of mankracht? Aarzel niet om mij een berichtje sturen of te bellen voor antwoord op je vraag.
[Tjeu: 06 29 38 11 25]
