Advocatenkantoren hebben over het algemeen een uniek organisatiemodel, namelijk het partnermodel. Binnen het partnermodel acteren de partners vaak als ondernemers en als managers van de verschillende afdelingen. Deze partners zijn uiteraard expert binnen hun vakgebied, maar zijn vaak niet opgeleid als bedrijfseconoom. Om deze reden wordt er steeds vaker bij advocatenkantoren een kantoordirecteur en/of een dagelijks bestuur aangesteld. Voorheen was het vaak zo dat alle partners evenveel zeggenschap hadden over operationele zaken. Hierdoor bleek het voor advocatenkantoren in de praktijk erg lastig om snel beslissingen te nemen. De ene partner kan bijvoorbeeld uren bezig zijn om een nieuwe strategie uit te werken terwijl de andere partner druk in een zaak verwikkeld zit en daardoor geen tijd heeft om deze strategie aandachtig na te lezen.
Met de samenstelling van een dagelijks bestuur of het aanstellen van een kantoordirecteur komt hier verandering in. Door de aanstelling van een dagelijks bestuur wordt de groep die verantwoordelijk is voor het managen van het kantoor namelijk kleiner en actiever betrokken bij de operationele werkzaamheden. Hierdoor ontstaat er sneller een incentive om tijd en geld te investeren in Business Intelligence (BI). BI is een proces waarbij ruwe data wordt omgezet naar waardevolle informatie waar vervolgens data-gedreven beslissingen mee gemaakt kunnen worden. Door het inzetten van BI in een organisatie kunnen verschillende KPIs en trends onder de loep worden genomen. Door het ontbreken of door onjuiste inzet van BI weten veel kantoren bijvoorbeeld niet precies wat de doorlooptijden van hun dossiers zijn, hun gemiddelde uurtarief of de declarabiliteit van de fee-earners.
Welke KPIs centraal staan is natuurlijk voor ieder kantoor verschillend. Toch zijn er wat ons betreft in ieder geval een elftal KPIs die voor elk kantoor van grote waarde zijn:
1. Gemiddeld aantal uren per dossier
Indien een kantoor op de hoogte is van het gemiddeld aantal uren dat wordt besteed per dossier, kan er een goede capaciteitsplanning gemaakt worden. Vragen zoals;
“Kunnen we genoeg uren maken in de komende maanden?” of
“Hebben we genoeg mankracht voor deze potentiële cliënt?” kunnen daarmee sneller en nauwkeuriger beantwoord worden.
Vereiste data: urenregistratie per dossier
Extra analyse mogelijkheden: talloze metrics op basis van gemaakte uren
2. Omzet per type dossier
Wanneer men weet hoeveel omzet er gerealiseerd wordt per type dossier, kan er meer of minder aandacht worden besteed aan een bepaald type dossier. Een dossier dat lage omzet genereert kan bijvoorbeeld alleen op aanvraag worden behandeld of complementair bij een bestaand dossier, terwijl een hoog omzet genererend dossier meer aandacht zou mogen krijgen op marketinggebied.
Vereiste data: omzet en verschillende typen dossiers
Extra analyse mogelijkheden: talloze metrics op basis van het type dossier en omzet plus een voorspelling over de toekomstige omzet per periode
3. Declarabiliteit van de fee-earners
Door het actief bijhouden van de declarabiliteit van de fee-earners kan het weglekken van kostbare uren worden voorkomen. Wanneer de declarabiliteit in een maand relatief laag is, kan het zijn dat men vergeten is om uren te schrijven. Wanneer blijkt dat de declarabiliteit daadwerkelijk aan de lage kant is, kan er verder onderzoek worden gedaan naar het type uren die vaak niet-declarabel zijn. Zo kunnen er strategieën worden ontwikkeld waarbij je bepaalde uren uitbesteed aan een junior of juist aan een partner of zelfs naar een externe partij.
Vereiste data: urenomschrijving
Extra analyse mogelijkheden: verdeling van het soort uren dat men schrijft en outsource strategieën
4. Percentage fee-earners vs. non fee-earners (in FTE)
Dit percentage kan een indicatie zijn voor de efficiëntie van de back-office van een kantoor. Zo kan het zijn dat er bepaalde handelingen erg veel tijd kosten of dat bijvoorbeeld het Wwft- of declaratieproces niet goed gestroomlijnd is. Kijk bij deze KPI niet alleen naar het absolute aantal, maar ook naar de FTE’s, aangezien er door werknemers ook parttime kan worden gewerkt.
Vereiste data: onderscheid fee-earner en non fee-earner
Extra analyse mogelijkheden: kostenallocatie op basis van fee-earner en non fee-earner
5. Winstmarge
Advocaten worden nog altijd grotendeels betaald op basis van het alom bekende “uurtje-factuurtje” model. Hierdoor zijn de variabele inkoopkosten per gemaakt uur vrijwel nihil. Om deze reden wordt de winstmarge vaak over het hoofd gezien wanneer een kantoor haar resultaten analyseert. Echter is de winstmarge cruciaal voor de voortgang van het kantoor. Bij een dalende winstmarge kan namelijk tijdig worden opgemerkt dat er bijvoorbeeld te veel salaris wordt uitgekeerd of dat er te veel huur wordt betaald voor de huisvesting van het kantoor.
Vereiste data: omzet en kosten (die heeft iedereen gelukkig wel 😉)
Extra analyse mogelijkheden: Break-even uren
6. Break-even uren: hoeveel uren moet een kantoor maken om de vaste kosten te dekken?
Het vaststellen van de break-even uren kan worden gebruikt om budgetten vast te stellen, kosten te beheersen en een prijsstrategie te bepalen. Wanneer er sprake is van enige financiële stress – bijvoorbeeld door vertrekkende partners of ontslag van personeel – kan er bijvoorbeeld worden afgesproken dat men pas onbetaald werk oppakt zodra iedere advocaat de break-even status bereikt heeft.
Vereiste data: gemiddeld uurtarief en vaste en variabele kosten
Extra analyse mogelijkheden: vergelijking variabele kosten t.o.v. constante kosten
7. Nieuwe cliënten en dossiers in de afgelopen periode
Celebrate success! 🎉 Nieuwe cliënten en dossiers dragen bij aan de continuïteit van het kantoor en dus reden om dit te vieren. Houd dan ook actief bij wanneer er een dossier wordt geopend, maar ook wanneer een dossier weer wordt afgesloten. Wanneer er in een periode minder nieuwe dossiers geopend zijn, kan dit een reden zijn om meer marketingactiviteiten te ondernemen.
Vereiste data: dossiergegevens
Extra analyse mogelijkheden: voorspelling maken van het aantal cliënten en dossiers voor de komende maanden door middel van een time-series analyse.
8. Onderhanden werk en debiteurenstaat
Het onderhanden werk geeft aan hoeveel werkzaamheden er zijn verricht waarvoor nog geen declaratie/factuur is gestuurd naar de cliënt. Daarnaast bestaan er ook nog debiteuren die wel een factuur hebben ontvangen, maar deze nog niet hebben voldaan. Het onderhanden werk en de debiteurenstaat zijn risicofactoren waar het management aandacht aan zouden moeten besteden. Vooral de debiteuren die niet aan hun betalingstermijn hebben voldaan vormen een aanzienlijk risico. Bij complexe zaken of faillissementen is het belangrijk om de hoeveelheid onderhanden werk en/of de debiteurenstaat extra in de gaten te houden. Het is nog beter om een drempelwaarde af te spreken voor het onderhanden werk. Op het moment dat het aantal onderhanden werk over de afgesproken treshold heengaat, dienen de advocaten die (te)veel onderhanden werk hebben uitstaan ingelicht te worden over de risico’s hiervan.
Vereiste data: verkoopfacturen, betalingstermijnen, binnenkomende betalingen
Extra analyse mogelijkheden: labelen van dubieuze debiteuren
9. Website traffic
De website is vaak het eerste punt waarop uw potentiële cliënt in aanraking komt met het kantoor. Die eerste indruk is belangrijk. 80% van de mensen zoeken een website van een bedrijf of product op voordat ze een belangrijke aankoopkeuze maken. Daarnaast zoekt 68% van de internetgebruikers via een zoekmachine (waarvan 93% Google is). Uw website wordt dus het vaakst bezocht via Google. Zorg er dan ook voor dat u goed zichtbaar bent op Google.
Vereiste data: Google Analytics of andere website traffic tool
Extra analyse mogelijkheden: website conversie per bezoeker, SEO, SEA
10. De Net Promoter Score (NPS) of in veel gevallen ‘de Advocaatscore’.
De Net Promotor Score (NPS) is een getal waarmee je de mate van klantloyaliteit meet door te onderzoeken hoe graag een klant u aanbeveelt bij anderen. In de praktijk zien we echter dat dit te weinig wordt bijgehouden waardoor na afloop van een project de NPS vaak niet duidelijk is. Ook is het lukraak benoemen van de NPS op de website vaak geen optie. Aangezien het aannemelijk is dat potentiële cliënten het NPS getal niet blindelings vertrouwen zonder enige onderbouwing. Het is wel mogelijk om vertrouwen te creëren door gebruik te maken van bijvoorbeeld ‘de Advocaatscore’. Dit cijfer wordt gebaseerd op openbare reviews en wordt al veel gebruikt.
Vereiste data: feedback van cliënten
Extra analyse mogelijkheden: cliënt retentie ratio
11. Last-but-not-least: De manier waarop een cliënt bij het kantoor terecht gekomen is.
Dit is niet per se een vast nummer, maar eerder een onderverdeling van de verschillende manieren waarop cliënten bij uw kantoor terechtkomen. Een typische verdeling kan bijvoorbeeld zijn; website, warm contact, vaste lijn gebeld of via LinkedIn benaderd. Op basis van deze inzichten kan bijvoorbeeld besloten worden om extra te adverteren op Google, meer blogs te schrijven of actiever te zijn op LinkedIn.
Vereiste data: cliënt onboarding
Extra analyse mogelijkheden: conversie per kanaal
“Why would you want to fly blind when you don’t have to?”
Alle moderne programma’s hebben tegenwoordig dashboards en rapportagemogelijkheden. Wanneer dit niet voldoende is, bestaan er vaak API’s of exportfuncties waarbij data in een vast format geëxporteerd kan worden. Deze data kan worden ingeladen in een Business Intelligence tool (zoals Power BI, Tableau of Qlik). In deze programma’s kunnen meerdere databronnen samengevoegd worden waardoor er een centrale informatievoorziening ontstaat. Daarnaast kan de data flow geautomatiseerd worden waardoor u elke dag toegang heeft tot real-time informatie. Uw kantoor kan dus veel sneller anticiperen op een verandering in omzet, uren, debiteurenstaat etc.
Door het gebruik van Microsoft Power BI staat de data van het dashboard op dezelfde plek als de SharePoint data. Er bestaat daarnaast zelfs een optie om data enkel lokaal op te slaan op een locatie naar keuze.
Don’t fly blind if you don’t have to.
Meer weten over het inzetten van data in uw kantoor? Stuur een bericht om samen vrijblijvend te kijken op welke manier u uw data beter kan gebruiken.
Mail: remco.visser@itfactor.nl
https://inter-growth.co/seo-stats/
https://www.clio.com/blog/law-firm-kpis/
Quote uit: “A new dawn – Quick Read Edition” Jaap Bosman, 2020
