BASIS

Praktijkmanagementsysteem. Best-of-breed of toch liever een All-in-one pakket. Zolang het maar gebruiksvriendelijk en robuust is.

BASIS

Documentmanagementsysteem. Een DMS is essentieel voor het opstellen, vergelijken, aanpassen en analyseren van documenten. Zowel online als offline.

BASIS

Onmisbaar. Microsoft 365 is onmisbaar voor elk advocatenkantoor. Haal het maximale uit het pakket voordat je overweegt naar andere oplossingen te kijken.

LEGAL TECH

Upgrades. Wanneer de basis staat, kan men gaan kijken naar oplossingen die werkelijk het verschil gaan maken.

SPECIAL

Complex contract drafting. Henchman is een krachtige tool voor advocaten om hun contract drafting te versnellen en te optimaliseren met behulp van AI-technologie.

FAQ

Frequently asked questions. Naast onze insights en blogs vind je hieronder de meest gestelde vragen.

Bij het adviseren en implementeren van nieuwe software werken wij vaak in de volgende fases: advies (in de vorm van een rapport en presentatie), inplannen van demo’s, brainstormen en knopen doorhakken, implementatie software, live-gang en training en tenslotte de nazorg.

Functionaliteit: Zorg ervoor dat de software de specifieke functies en tools biedt die nodig zijn voor de activiteiten van het advocatenkantoor. Denk hierbij aan documentbeheer, tijdsregistratie, facturatie, casusbeheer en andere juridische specifieke functionaliteiten.

Gebruiksvriendelijkheid: De software moet gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn door alle medewerkers. Een intuïtieve interface kan de adoptie versnellen en de leercurve verminderen.

Schaalbaarheid: Overweeg de toekomstige groei van het advocatenkantoor. Is de software schaalbaar om mee te groeien met de behoeften van het kantoor? Kan het eenvoudig worden uitgebreid naarmate het aantal gebruikers of de complexiteit van zaken toeneemt?

Integratiemogelijkheden: Controleer of de software kan integreren met bestaande systemen en tools die het advocatenkantoor mogelijk al gebruikt. Naadloze integratie kan de efficiëntie verbeteren en dubbel werk verminderen.

Beveiliging en compliance: Advocatenkantoren behandelen vaak gevoelige informatie. Zorg ervoor dat de software voldoet aan de hoogste normen voor gegevensbeveiliging en privacy. Controleer of de software voldoet aan wettelijke vereisten en sectorreguleringen.

Ondersteuning en training: Onderzoek de beschikbare ondersteuningsopties en training van de softwareleverancier. Een goede ondersteuningsstructuur en trainingsmogelijkheden zijn essentieel om het personeel effectief met de nieuwe software te laten werken.

Prijsstructuur: Begrijp de volledige kostenstructuur van de software, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten en eventuele bijkomende kosten. Zorg ervoor dat het past binnen het budget van het advocatenkantoor.

Updates en onderhoud: Hoe vaak worden updates uitgebracht? Wordt de software regelmatig onderhouden? Het is belangrijk dat de software up-to-date blijft en compatibel is met de nieuwste technologische ontwikkelingen.

Gebruikersfeedback en recensies: Raadpleeg gebruikersrecensies en vraag naar de ervaringen van andere advocatenkantoren die de software gebruiken. Dit kan inzicht geven in de prestaties en mogelijke uitdagingen van de software.

Proefperiode en demo’s: Veel softwareleveranciers bieden proefperiodes of demo’s aan. Maak gebruik van deze mogelijkheden om de software uitgebreid te testen en te beoordelen of het voldoet aan de behoeften van het advocatenkantoor.

Weerstand van gebruikers: Mensen kunnen terughoudend zijn om nieuwe software te accepteren en te gebruiken. Het overwinnen van weerstand en het verstrekken van adequate training is essentieel.

Data migratie: Het veilig en efficiënt overbrengen van gegevens van oude naar nieuwe systemen kan complex zijn en technische problemen met betrekking tot datamigratie kunnen optreden.

Integratie met bestaande systemen:
Het integreren van nieuwe software met bestaande systemen kan uitdagend zijn, vooral als er verschillen zijn in technologieën, protocollen of gegevensformaten.

Kostenoverschrijding: Implementatiekosten kunnen gemakkelijk hoger worden dan verwacht als gevolg van onvoorziene technische problemen, aanpassingen of uitbreidingen van de oorspronkelijke scope.

Tijdlijnvertragingen:
Onverwachte technische complicaties, wijzigingen in vereisten of onvoldoende planning kunnen leiden tot vertragingen in het opleveren van het project.

Veiligheidsrisico’s:
Nieuwe software kan kwetsbaarheden introduceren die de beveiliging van gegevens en systemen in gevaar brengen. Het implementeren van adequate beveiligingsmaatregelen is cruciaal.

Gebruikersbetrokkenheid:
Onvoldoende betrokkenheid van eindgebruikers tijdens de ontwikkelingsfase kan leiden tot software die niet goed aansluit bij de behoeften en verwachtingen van gebruikers.

Voor het PMS kan men kiezen tussen een all-in-one systeem of best-of-breed oplossing. Welke het beste past hangt af van de medewerkers die er mee gaan werken. Naar onze mening is een best-of-breed oplossing meer future proof, maar vergt het ook meer aandacht omdat verschillende applicaties aan elkaar gekoppeld dienen te worden. 

In Nederland komen de documentmanagementsystemen iManage, Epona DMS4legal, Netdocuments en Custodianforlegal het vaakste voor. 

Voordelen van Microsoft Werkplek:

Flexibiliteit en mobiliteit: Microsoft Werkplek-oplossingen bieden vaak meer flexibiliteit en mobiliteit, waardoor gebruikers toegang hebben tot documenten en applicaties vanaf verschillende apparaten en locaties.

Samenwerkingstools: Microsoft 365 omvat tools zoals Teams, SharePoint, Power BI en OneDrive, die de samenwerking en communicatie binnen het kantoor kunnen verbeteren.

Automatische updates en onderhoud: Microsoft zorgt voor automatische updates en onderhoud van de software, waardoor je altijd gebruikmaakt van de nieuwste functies en beveiligingspatches.

Schaalbaarheid: Microsoft Werkplek-oplossingen kunnen vaak gemakkelijker worden geschaald naarmate het advocatenkantoor groeit.

Kostenefficiënt: Het vergt wellicht een flinke investering, maar deze trek je al snel recht omdat de servers dermate goedkoper zijn dan Microsoft Cloud.

Future-proof: De computerkracht van Microsoft is sterk en de datacapaciteit is gebouwd voor geavanceerde technologieën zoals dat van AI of datagedreven sturen. Ons advies is om eerst op de juiste kracht

Overwegingen en mogelijke nadelen:

Aanpassing voor gebruikers: Als er significante veranderingen zijn in de interface en de manier waarop medewerkers toegang krijgen tot applicaties, kan dit enige tijd vergen voor aanpassing en training.

Afhankelijkheid van internetverbinding: Voor cloudgebaseerde oplossingen is een stabiele internetverbinding vereist. In gebieden met onbetrouwbare internetconnectiviteit kan dit een uitdaging vormen.

Specifieke softwarevereisten: Zorg ervoor dat de specifieke software die je advocatenkantoor gebruikt, compatibel is met de gekozen Microsoft Werkplek-oplossing.

Wij adviseren advocatenkantoren om de stap naar de Microsoft Werkplek te maken en de Remote Desktop Server los te laten. Bedenk wel dat je alsnog de omgeving moet laten beheren door je ICT-leverancier of een Microsoft Cloud Server-provider. 

Synergie tussen systemen: Een intranet en de gekozen software of werkplek kunnen elkaar aanvullen. Het intranet kan dienen als een centrale hub voor communicatie, kennisdeling en samenwerking, terwijl de software of werkplek zich richt op specifieke operationele aspecten, zoals casusbeheer, documentbeheer of tijdsregistratie. Door ze samen te lanceren, kun je een naadloze ervaring creëren waarin medewerkers gemakkelijk kunnen schakelen tussen verschillende tools.

Efficiëntie in training: Medewerkers kunnen gelijktijdig worden getraind op het gebruik van zowel het intranet als de nieuwe software of werkplek. Dit kan de trainingsinspanningen stroomlijnen en ervoor zorgen dat medewerkers bekend zijn met alle tools die ze dagelijks zullen gebruiken. Dit is misschien wel nog de belangrijkste reden voor de bevordering van de Change Management.

Maximaliseren van adoptie: Het lanceren van zowel het intranet als de nieuwe software op hetzelfde moment kan de acceptatie en het gebruik van beide systemen bevorderen. Het creëren van een gecoördineerde strategie voor adoptie en communicatie kan ervoor zorgen dat medewerkers de waarde van beide systemen begrijpen en actief gaan gebruiken.

Uniforme bedrijfscultuur: Een intranet kan fungeren als een platform voor het delen van bedrijfsnieuws, waarden en cultuur. Door het intranet gelijktijdig met de nieuwe software te lanceren, kun je een consistente boodschap en bedrijfscultuur communiceren, wat belangrijk is voor het creëren van een uniforme en samenhangende werkomgeving.

Optimaliseren van interne communicatie: Een intranet biedt mogelijkheden voor interne communicatie, zoals forums, nieuwsfeeds en aankondigingen. Door dit tegelijkertijd met de nieuwe software te lanceren, kun je de communicatiestromen optimaliseren en ervoor zorgen dat medewerkers goed geïnformeerd zijn over zowel operationele als bredere bedrijfsaangelegenheden.

Tijds- en resourcebeheer: Het gelijktijdig lanceren van een intranet en nieuwe software kan efficiënter zijn op het gebied van tijd en middelen, omdat je de implementatie-inspanningen kunt bundelen. Dit kan resulteren in een snellere implementatie en een betere algehele projectefficiëntie.

Bepaal je doelstellingen: Identificeer de specifieke doelstellingen die je wilt bereiken met datagestuurde besluitvorming. Bijvoorbeeld: het verbeteren van de operationele efficiëntie, het analyseren van de prestaties van advocaten, het volgen van klanttevredenheid, enzovoort.

Betrek belanghebbenden: Werk nauw samen met verschillende belanghebbenden binnen het advocatenkantoor, waaronder advocaten, managementpartners, IT-personeel en anderen. Begrijp hun specifieke behoeften en verwachtingen met betrekking tot BI-dashboards.

Identificeer gegevensbronnen: Inventariseer de beschikbare gegevensbronnen binnen het advocatenkantoor. Dit kunnen interne databases, documentbeheersystemen, tijdsregistratiesoftware, financiële systemen, enzovoort zijn. Zorg ervoor dat de benodigde gegevens toegankelijk zijn voor analyse.

Implementeer Power BI: Download en installeer Power BI. Het is beschikbaar als een desktoptoepassing voor het maken van dashboards en rapporten. Zorg ervoor dat je team vertrouwd raakt met de basisprincipes van Power BI, zoals het importeren van gegevens en het maken van visualisaties.

Definieer KPI’s: Identificeer de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) die relevant zijn voor je doelstellingen. Deze KPI’s vormen de basis voor je dashboards en zullen helpen bij het meten van de voortgang en prestaties.

Ontwerp dashboards: Creëer dashboards in Power BI met de geselecteerde KPI’s en visualisaties. Houd de ontwerpen overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen. Dashboards kunnen bijvoorbeeld inzicht bieden in de financiële prestaties, zaakmanagement, klanttevredenheid en meer.

Train je team: Bied training aan je teamleden over het gebruik van Power BI. Zorg ervoor dat ze bekend zijn met de dashboards en weten hoe ze relevante gegevens kunnen extraheren en interpreteren.

Test en optimaliseer: Voer uitgebreide tests uit om ervoor te zorgen dat de dashboards nauwkeurig zijn en de gewenste inzichten bieden. Verzamel feedback van gebruikers en optimaliseer de dashboards indien nodig.

Implementeer in fasen: Overweeg om het implementatieproces in fasen uit te voeren. Begin met een pilotgroep of met één specifiek gebied van je advocatenpraktijk voordat je het breder uitrolt.

Continue verbetering: Implementeer een cultuur van continue verbetering. Monitor de prestaties, evalueer regelmatig de bruikbaarheid van de dashboards en pas ze aan naarmate de behoeften van het advocatenkantoor evolueren.

Datakwaliteit: Zorg ervoor dat de gegevens die worden gebruikt in BI-dashboards van hoge kwaliteit zijn. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot onnauwkeurige analyses en beslissingen.

Data-integratie: Overweeg hoe je verschillende gegevensbronnen kunt integreren. Advocatenkantoren hebben vaak te maken met diverse systemen, zoals zaakbeheer, boekhouding, klantrelatiebeheer (CRM), enzovoort. Een naadloze integratie van deze gegevens kan een completer beeld bieden.

Data-analysevaardigheden: Zorg ervoor dat het dagelijks bestuur beschikken over de nodige vaardigheden om gegevens te analyseren en te interpreteren. Investeer indien nodig in training om het datageletterdheidsniveau binnen het advocatenkantoor te verhogen.

Toegangsbeheer: Implementeer strikte toegangscontrolemechanismen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke gegevens. Dit is met name belangrijk voor vertrouwelijke juridische informatie.

Rapportage en Interpretatie: Zorg ervoor dat de gegenereerde rapporten en analyses begrijpelijk zijn voor alle belanghebbenden. Bied ondersteuning bij het interpreteren van de gegevens om ervoor te zorgen dat beslissingen worden genomen op basis van nauwkeurige inzichten.

GET IN TOUCH

Consulting. Op maat gemaakte consultingdiensten, waar innovatie, expertise en strategische inzichten samenkomen om uw zakelijke uitdagingen te transformeren in kansen voor groei en succes.