Veel advocatenkantoren werken tegenwoordig in een versie van de Cloud. De grote vraag is alleen in welke type Cloud je werkt.
In welk type cloud werk je eigenlijk?
Tegenwoordig heb je de keuze uit drie typen Cloud om in te werken. Hopelijk biedt de IT-leverancier van jullie kantoor deze drie typen ook aan. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou ik het gesprek aangaan met de IT-leverancier en indien nodig overstappen. Je kunt de Cloud in de volgende drie typen onderscheiden:
- De Private Cloud verwijst naar een cloudoplossing waarbij men inlogt in een externe server. Op deze server staan vaak documenten en e-mailverkeer opgeslagen en deze server bevindt zich veelal op Nederlandse bodem. Bekende benamingen voor deze omgeving zijn ook wel Remote Desktop Servers (RDS), Thin Clients of Terminal Servers. Men logt in op een externe server waar de computingresources worden geïsoleerd en geleverd via een beveiligd privénetwerk. Dit is een zeer veilige oplossing, maar tegenwoordig niet meer de meest efficiënte variant.
- Wanneer je in de Public Cloud werkt, werk je waarschijnlijk in de Cloud van Microsoft dat gemanaged wordt door je IT-leverancier. Deze oplossing wordt vaak een ‘Moderne Werkplek’ genoemd. Bij de bovengenoemde Private Cloud log je met het hele kantoor in op een externe server, waardoor er nog wel eens performance problemen ontstaan. In een Public Cloud-oplossing zal de computerkracht van het apparaat (laptop of pc) weer gebruikt worden. Om deze reden is vaak een moderne laptop wel een vereiste. Bij een Public Cloud oplossing zal de data van het kantoor opgeslagen worden op een andere locatie dan bijvoorbeeld de externe server van de Private Cloud. Vaak wordt hier gekozen voor SharePoint of een Document Management Systeem (DMS) speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. De Public Cloud is extreem efficiënt en future-proof. Toch vinden sommige kantoren het nog wel eens spannend om alle data te verhuizen naar SharePoint of een DMS. In dat geval kan een Hybride oplossing een uitkomst bieden.
- De Hybride variant is een omgeving dat gebruik maakt van zowel de Public als Private Cloud. Deze omgeving is meer een tussenoplossing voor kantoren die een Moderne Werkplek willen afnemen, maar nog geen afscheid kunnen nemen van de externe server. De noodzaak voor de Hybride variant kan ontstaan omdat er nog te veel bestanden op de externe server opgeslagen staan of omdat er nog veel legacy systemen (verouderde geïnstalleerde programma’s) draaien op de server. Bij de Hybride variant logt men in via Azure AD en heeft men alsnog toegang tot de externe server. Best of both worlds? Dat zeker. Echter wel een stuk prijziger dan de Public Cloud.
In deze blog leggen we per Cloud de voordelen uit, maar zullen we ook kritisch afwegen hoe dat in vergelijking is met de andere cloudoplossing.
Hieronder zie je een voorbeeld wanneer de werkplek wordt gemanaged met Microsoft Azure AD.
De voordelen van data opslaan en werken in een Public Cloud gemanaged door je IT-leverancier
Flexibel. Met een internetverbinding en een zakelijke laptop kunnen medewerkers al aan de gang. Hierdoor kan men gemakkelijk buiten kantoor(tijden) werken.
Schaalbaarheid. Public clouddiensten kunnen vaak snel op- of afgeschaald worden en je betaalt enkel voor wat je gebruikt. Zo kun je snel inspelen op veranderingen in de markt of veranderingen binnen jouw organisatie. Als er meer opslag of computerkracht nodig is, kan dit direct worden afgenomen (opgeschaald) zonder dat men daarvoor een extra server dient af te nemen.
Voorkom een Vendor Lock-in. Leveranciers gaan failliet, worden overgenomen door concurrenten, veranderen hun bedrijfsstrategieën en verhogen hun prijzen. Als je, om welke reden dan ook, besluit je bedrijfsprocessen te wijzigen, is het mogelijk dat je niet in staat bent om een verandering door te voeren zonder grote (financiële) gevolgen. Door te werken in de Public Cloud wordt de data niet meer bij de IT-leverancier opgeslagen maar op SharePoint of in een DMS. Hierdoor zou er eenvoudig van IT-leverancier geswitcht kunnen worden, zonder dat al de data gemigreerd hoeft te worden. Dit doet al veel afbreuk aan de Vendor Lock-in.
Online samenwerken. Synchronisatie en delen van bestanden is in hoog tempo een IT-hoeksteen aan het worden, waarmee een sterk verbeterde manier wordt geboden om informatie te openen, te synchroniseren en te delen tussen apparaten. Externe servers bieden vaak geen moderne oplossingen. Zo kan er op veel servers geen Microsoft 365 geïnstalleerd worden, terwijl Microsoft 365 het juist mogelijk maakt om ‘live’ samen met anderen in bestanden te werken.
Videobellen binnen de beveiligde omgeving. In de Private Cloud kan vaak niet worden gevideobeld. Dit komt doordat je als het ware inlogt op een andere computer in de serverkast van de leverancier. Hier is het vaak niet mogelijk om de microfoon en camera te gebruiken. Wanneer je in een Public Cloud werkt, werk je op je eigen apparaat dat wel de microfoon en camera herkent.
Kostenbesparing. In een on-premise of Private Cloud-omgeving is het vaak nodig om vooraf grote IT-investeringen te doen. Door gebruik te maken van on-demand-services in combinatie met pay-per-use-pricing is het mogelijk klein te beginnen en geleidelijk te groeien met IT. Hierdoor is de Public Cloud veel goedkoper dan een Private Cloud.
Performance. Bij het werken in een Public Cloud wordt de rekenkracht van de laptop of computer gebruikt terwijl werken in de Private Cloud het hele kantoor verbindt met één of meerdere servers. Door het inzetten van een krachtige laptop in combinatie met een goede internetverbinding is de performance van een ‘Moderne Werkplek’ vele malen beter dan die van een Private Cloud
Goede omgeving voor ontwikkeling in BI & Analytics. Als een organisatie gebruik wil maken van Business Intelligence & Analytics, is het noodzakelijk dat de Public Cloud gebruikt wordt. BI vergt veel dataopslag en rekenkracht en kan een externe server extreem vertragen. Door het gebruik van Power BI in combinatie met Azure van Microsoft kan er onbeperkt opgeschaald worden en kunnen er geavanceerde berekeningen gemaakt geworden zonder dat dit ten koste gaat van de performance.
De voordelen van data opslaan en werken in een Private Cloud bij een IT-leverancier
Je hele IT-infrastructuur is centraal geregeld. Alle software en dataopslag geregeld door eenzelfde provider. Dit betekent dat je één organisatie kan benaderen voor support, het op- en afschalen van je kantoor en dergelijke informatie voor je hele infrastructuur. Echter kan je het werken in de Public Cloud bij Microsoft tegenwoordig ook volledig laten beheren door je leverancier met Microsoft Intune en Azure AD.
Hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid van toegewijde resources. De IT-leverancier is natuurlijk geen grote partij zoals Microsoft of Google. Dit betekent dat iedere advocatenkantoor of organisatie waardevol is voor de IT-leverancier en het is haar taak dat deze klant zo goed mogelijk kan werken. Er staat als het ware een toegewijd team voor je klaar. Hoe kleiner de leverancier, hoe meer toewijding je kan verwachten. Het is maar de vraag of de leverancier ook kundig genoeg is en de juiste resources beschikbaar heeft.
Gevoel van veiligheid door dataopslag bij een Nederlands datacenter. Hoe je het ook wendt of keert, je stukje server is praktisch van jou. Het is een exclusieve omgeving waar geen andere organisatie bij kan (alhoewel dit tegenwoordig in de Public Cloud ook zeker het geval is).
IT-leverancier heeft meer controle over uw data-resources en over hoe u deze inzet. Doordat de IT-leverancier de externe server beheert, kan de IT-leverancier gemakkelijk meekijken bij de gebruikers en het gebruik van de hardware managen. Ook kan de IT-leverancier ondersteunen bij de toegang tot mappen en documenten.
Het grote voordeel van een Hybride oplossing
Best of both worlds (voor een prijskaartje). Bij een Hybride oplossing staat de data bij een Nederlands datacenter. De data kan vervolgens bereikt worden via een ‘Moderne Werkplek’ waarbij niet meer ingelogd hoeft te worden in de externe server. Alhoewel opslag in de Cloud steeds meer vertrouwd wordt, kunnen we ons voorstellen dat sommige kantoren toch nog liever de gevoelige data bij hun vertrouwde IT-leverancier heeft staan. Wel kaarten we graag aan dat de Public Cloud vaak nog ietsjes veiliger is dan de Private Cloud. De grote datacenters van Microsoft of van een documentmanagementsysteem zijn namelijk veiliger dan die van de IT-leverancier omdat hier vele malen meer wordt geïnvesteerd in de nieuwste cyber security technologieën.
Hopelijk is de informatie niet al te ingewikkeld en heeft het antwoord gegeven op vragen waar je niet zo gauw een antwoord voor klaar had liggen. Mocht je toch meer willen weten over het onderwerp, stuur gerust een mailtje of berichtje naar een van ons twee.
