Het inzichtelijk maken van data in de vorm van kleurrijke visuals waar men samen met het dagelijks bestuur doorheen kan klikken wordt steeds interessanter. Niet alleen de grote kantoren kunnen Business Intelligence toepassen, maar de klein- en middelgrote kantoren ook. Veel moderne programma’s hebben tegenwoordig namelijk een API of een gestandaardiseerde manier van exporteren waardoor Business Intelligence sneller en goedkoper gerealiseerd kan worden. Ook is de technologie rondom BI flink ontwikkeld door de vraag naar data inzichten in andere industrieën. Er komt dan ook steeds meer vraag naar “data-driven” besturen. “Data-driven” betekent dat een organisatie tactische en strategische beslissingen neemt op basis van gegevens in plaats van gevoel, persoonlijke meningen of algemene waarnemingen.
Het is een trend die al langer bestaat, maar het valt ons toch op dat steeds meer advocatenkantoren hier enthousiast van worden. Kantoren zijn nog niet op de hoogte van de volledige potentie van de applicaties in hun Microsoft 365-omgeving. Nu hebben we in een voorgaande blog puntsgewijs beargumenteerd waarom Power BI de perfecte software is voor de Business Intelligence van je kantoor en waarom het meer aandacht verdient dan het nu krijgt. Hieronder lees je een aantal verbeterpunten die je met het advocatenkantoor kan waarmaken wanneer je de Business Intelligence naar een hoger niveau wil tillen:
BI voorziet de juiste mensen van de meest recente informatie
BI combineert meerdere databronnen en levert real-time inzichten in één overzicht
BI Identificeert mogelijke trends door slimme interactieve visuals
BI geeft de gezondheid van je datakwaliteit weer
BI zorgt voor automatisering van financiële rapportages
BI vervangt Excel formulieren die wekelijks handmatig moeten worden aangepast
BI geeft handvaten voor een goede sturing door sneller te anticiperen op veranderingen
BI geeft inzicht in de ontwikkeling van de advocaten en medewerkers
BI identificeert zowel tijd- als geldverspilling onder cliënten en zaken
BI ondersteunt je Marketing- en Business Development beleid
BI kan scenario’s simuleren die zich mogelijk voordoen in de toekomst
BI voorziet de juiste mensen van de meest recente informatie
BI combineert met meerdere databronnen en levert real-time inzichten in één overzicht
BI Identificeert mogelijke trends door slimme interactieve visuals
BI geeft de gezondheid van je datakwaliteit weer
BI zorgt voor automatisering van financiële rapportages
BI vervangt Excel formulieren die wekelijks handmatig moeten worden aangepast
BI geeft handvaten voor een goede sturing door sneller te anticiperen op veranderingen
BI geeft inzicht in de ontwikkeling van de advocaten en medewerkers
BI identificeert zowel tijd- als geldverspilling onder cliënten en zaken
BI ondersteunt je Marketing- en Business Development beleid
BI kan scenario’s simuleren die zich mogelijk voordoen in de toekomst
Je bent nu wellicht wat meer op de hoogte van de potentie van Business intelligence. Je weet nu het eindpunt, maar wat is de weg daar naartoe? Iemand erbij betrekken met verstand van Business intelligence is wel echt een must. Om je een idee te geven van zo’n traject, leggen we hieronder in zes onderdelen uit hoe je stapsgewijs een BI strategie uitvoert (met een concreet voorbeeld eronder):
1. Inventarisatie
- Bespreken huidige infrastructuur
- Bepalen eisen en wensen
Bij klein- en middelgrote kantoren duurt deze fase vaak maar een week of twee. Bij grote kantoren wordt zo een inventarisatie vaak in een Business Case gegoten om eerst de potentie van BI aan te tonen en het project te kaderen.
2. Verbinden met bronnen en databases opbouwen
- Verbinden met systemen (vaak door middel van API’s)
- Data inladen in een database of direct in Power BI en connecties opzetten
3. Modeleren van data
- Data schoonmaken en controleren
- Het datamodel klaarmaken
4. Bouwen van dashboards
De verschillende dashboards worden gebouwd. Denk bijvoorbeeld aan een dashboard voor de CFO met vooral financiële KPI’s en een dashboard voor het dagelijks bestuur die meer focust op de utilisatie van de fee earners.
Een gouden regel in Business Intelligence: Laat de gebruiker enkel informatie zien waar ze invloed op hebben. Laat een hoofd van een praktijkgroep bijvoorbeeld zien hoe zijn/haar fee earners presteren en waar er mogelijk ruimte is voor verbetering. Laat bijvoorbeeld niet de inkoopfacturen zien waar ze geen invloed op hebben omdat dit enkel tot discussie leidt. Willen ze dit toch inzien, dan zullen ze even langs de CFO of Finance Manager moeten lopen.
5. Evalueren
- Feedback op compleetheid
- Feedback op vormgeving
- Feedback op type visuals
6. Live-gang en beheer
- Machtigingen uitdelen
- Live-gang/presentatie
- Beheer zodat data dagelijks of wekelijks wordt ververst
- En uw organisatie kan datagedreven gaan werken!
