De afgelopen paar maanden krijgen we steeds vaker de vraag of IT Factor geen interesse heeft in het ontwikkelen en bouwen van een legal tech tool. Als je me dat drie jaar geleden vroeg, dan zei ik volmondig en enthousiast dat een technologie bouwen voor de juridische markt een droom is waar ik naartoe probeer te werken. Vooruit, ik word nog steeds enthousiast van het idee nu weer aan denk. Maar nu zal ik toch niet meer volmondig reageren dat het een droom is. Je moet namelijk veel groter denken.
Het hebben en verkopen van een legal tech in Nederland is ontzettend hard werken en misschien al snel gedoemd om te falen. Het is moeilijk schaalbaar. De Nederlandse markt is eigenlijk te klein. Het rendement op het geld wat je moet investeren om echt vernieuwende technologie te ontwikkelen kun je hier dus bijna niet verdienen. Deze bewering kwam ik toevallig tegen in een artikel op de website van Mr. Online.
We zien een trend in de Nederlandse advocatuur. Advocatenkantoren experimenteren steeds meer met de apps van hun Microsoft 365-omgeving. Er zijn maar weinig advocatenkantoren die geen Microsoft 365 hebben en het kantoor dat momenteel bezig is met een implementatie van een Microsoft 365 staat te springen om de apps te kunnen gebruiken. Hieronder leg ik uit hoe je een aantal Microsoft apps slim kunt inzetten voor je advocatenkantoor. De welbekende Outlook, Word, PowerPoint en Excel laat ik buiten beschouwing, want deze spreken wel voor zich.
SharePoint
SharePoint is een platform van Microsoft voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een intranet op SharePoint is een perfecte omgeving voor niet-dossier gerelateerde bestanden. Je kan als het ware in de cloud een digitaal kantoor bouwen in een strak thema van je kantoor. Je SharePoint kan je koppelen met alle Microsoft apps. Je moet er alleen wel creatief mee zijn.
Teams
Microsoft Team is een communicatie- en samenwerkingsplatform van Microsoft dat chatmogelijkheden, videoconferentie, bestandsopslag en integratie van applicaties samenbrengt. Microsoft heeft enkele applicaties voor communicatie. Daarbij is het goed om iedere applicatie voor de juiste doeleinden te gebruiken:
• Outlook – Bedoelt voor de formele mailing
• Teams – Met Teams kun je zowel formeel als informeel met elkaar samenwerken in projecten.
• Yammer – Voor de informele communicatie binnen een organisatie. Je kan de Timeline vergelijken met die van Facebook waarop alle collega’s een bericht kunnen posten.
Yammer
Gebruikers kunnen berichten plaatsen, post-updates van anderen volgen, onderwerpen 'taggen' etc. Wanneer het advocatenkantoor aan het groeien is, kan het al snel een wirwar worden van verschillende communicatiemiddelen. Een Timeline van Yammer op het intranet dat gebouwd is op SharePoint in je Microsoft 365-omgeving van je kantoor is een hele mooie oplossing voor het posten van leuke berichten naar al je collega’s.
OneNote
OneNote is een notitieprogramma. Je kan ervoor kiezen om notities bij te houden op je mobiele telefoon of op de computer. Idealiter in een zakelijke omgeving. Nu heb je bij sommige documentmanagementsystemen de mogelijkheid om notities van OneNote te plakken onder een zaak of dossier. Op deze manier blijft je documentatie geordend en staan de notities van bijvoorbeeld meetings altijd op dezelfde plek.
Forms
Microsoft Forms is een online enquêtemaker en biedt gebruikers de mogelijkheid om enquêtes en quizzen te maken. De gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel. Beoordelingslijsten en vragenlijsten kunnen bijvoorbeeld perfect in Forms worden opgesteld en gedistribueerd worden naar alle collega’s. Aan de hand van machtigingen kan je bepalen wie toegang heeft tot welke lijst. De tool is vooral ideaal voor de HRM van het kantoor.
Delve
Delve is de tool in Office 365 waarmee je snel inzicht krijgt in de content die voor jou relevant is. Voor een advocatenkantoor met minder dan 200 medewerkers is snel inzicht in je content niet interessant. Wanneer een advocatenkantoor meer gebruik gaat maken van de Microsoft 365-omgeving, stel ik wel voor dat iedere gebruiker in Delve zijn of haar gegevens goed neerzet met daarbij een (leuke) profielfoto. Dit is een eenvoudige professionaliseringsslag.
Power BI
Microsoft Power BI is een interactieve tool voor het visualiseren van data. De tool is voornamelijk interessant voor het bestuur van een advocatenkantoor. Het is een extreem toegankelijke applicatie van Microsoft voor het winnen van waardevolle data(!) Je kan de data van bijvoorbeeld Legalsense of Kleos met de data van Twinfield inladen. Met de juiste data in Power BI kan je snel interessante visuals creëren, trends herkennen en real-time inkijken. We raden wel aan om iemand hierbij te betrekken die ervaring heeft in het bouwen van dashboards.
Power Automate
De juiste fit voor het automatiseren van terugkerende taken. Sommige handelingen wil je eigenlijk niet meer uitvoeren. Nu heeft de advocaat al de luxe om met een documentmanagementsysteem te werken waardoor je Outlook niet hoeft te verlaten, maar met Power Automate kan je verschillende handelingen automatiseren. Enkele voorbeelden:
Stream
Microsoft Stream is een dienst voor het delen van bedrijfsvideo's. Elk advocatenkantoor heeft wel ergens een mapje of YouTube account waar je Webinars of video’s in kunt terugvinden. Je kan ze ook in de Microsoft 365-omgeving opslaan met Stream zodat je er snel bij kan. Deze video’s kan je vervolgens makkelijk via de mail delen (als een link in plaats van als bijlage) of embedden in je SharePoint.
Visio
Microsoft Visio is een applicatie voor het maken van technische en logische schema's. Het programma is bedoeld voor technici en stelt deze in staat om relatief eenvoudig stroomschema's, plattegronden, databasemodellen en andere schematische documenten en diagrammen te maken. Als een advocatenkantoor meer tekst wil visualiseren voor bijvoorbeeld presentaties op universiteiten, een pleidooi in de rechtbank of samenwerken met de cliënt kan deze visuals het makkelijkst maken in Visio. Het visualiseren van juridische tekst wordt in de markt ook legal design genoemd. Wij adviseren moderne advocaten om toch de kneepjes onder de knie te krijgen van Visio of Lucidchart. Probeer zowel creatief te zijn in tekst als in het visualiseren van tekst.
Natuurlijk zijn er fantastische legal tech tools die het leven van een jurist of advocaat vele malen eenvoudiger maken zoals bijvoorbeeld een praktijkmanagementsysteem, document-managementsysteem, e-signing tool of een tool voor het slim opstellen van contracten. Toch stel ik voor om eens te gaan experimenteren met de apps in jullie Microsoft 365-omgeving. Je betaalt er nota bene toch al voor.
